Ogólne warunki współpracy – Regulamin

Definicje

Wykonawca – Lidex Sp. z o.o. ul. Magiera 16/17, 01-873 Warszawa (adres korespondencyjny: ul. Republikańska 24a, 04-404 Warszawa), NIP 118-00-39-380.

Zamawiający – podmiot gospodarczy bądź osoba fizyczna zainteresowana usługami świadczonymi przez Wykonawcę.

Usługa – każda wymieniona w § 1 ust. 2 niniejszego Regulaminu realizacja, którą Wykonawca wykonuje na rzecz Zamawiającego.

Wycena – formalna, przedstawiona na piśmie oferta zawierająca oszacowany przez Wykonawcę koszt wykonania Usługi, przekazany Zamawiającemu; tworzona w oparciu o obowiązujący Cennik; każdorazowo do Wyceny załączane są obowiązujące szczegółowe Warunki wykonywania usług.

Zlecenie – formalna, pisemna akceptacja ze strony Zamawiającego przedstawionej przez Wykonawcę wyceny. Forma Zlecenia (formularz, akceptacja mailowa itp.) zależy od indywidualnych ustaleń pomiędzy stronami (w tym zapisów umów ramowych).

Dzień roboczy – za dzień roboczy, w rozumieniu niniejszego Regulaminu, uważa się każdy dzień, w którym Wykonawca świadczy swe usługi, z wyłączeniem sobót, niedziel, dni świątecznych lub wolnych od pracy.

§ 1
Postanowienia ogólne

1. Niniejsze Ogólne warunki współpracy – zwane Regulaminem, określają ramowe warunki współpracy pomiędzy firmą Lidex Sp. z o.o. a Zamawiającym w zakresie Usług realizowanych przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego.
2. Lidex Sp. z o.o. w ramach prowadzonej działalności świadczy usługi w następujących obszarach:
   • tłumaczenia pisemne, w tym tłumaczenia uwierzytelnione
   • weryfikacja
   • transkreacja
   • tłumaczenia ustne konferencyjne (w tym symultaniczne i konsekutywne) w trybie stacjonarnym i online
   • tłumaczenia migowe
   • realizacje online i hybrydowe
   • multimedia, streaming
   • ekrany diodowe, systemy oświetleniowe i nagłośnieniowe
   • sprzęt konferencyjny i eventowy
   • głosowania
   • własne studio do realizacji online
   • obsługa techniczna wydarzeń
   • usługi graficzne (opracowania graficzne, DTP)
   • usługi dostępności
   • usługi filmowe (tłumaczenie i lokalizacja filmów – napisy, plansze, voice over, postprodukcja)

§ 2
Jednostki rozliczeniowe / jednostki miary

1. Tłumaczenie pisemne
   • tłumaczenie zwykłe – strona rozliczeniowa liczy 1500 znaków wraz ze spacjami. Minimalna opłata za tłumaczenie liczona jest za 1 stronę tekstu. Tłumaczenie powyżej jednej strony jest rozliczane z dokładnością do 0,5 strony.
   • tłumaczenie uwierzytelnione – strona rozliczeniowa liczy 1125 znaków wraz ze spacjami. Tłumaczenie uwierzytelnione jest rozliczane z dokładnością do pełnej strony (na podstawie Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 24.01.2005 roku z późniejszymi zmianami).
     
     Wycena ma charakter szacunkowy, a ostateczna liczba stron wyliczana jest na podstawie tekstu po tłumaczeniu.

2. Tłumaczenia ustne w tym hybrydowe i online

Jednostką rozliczeniową jest blok tłumaczeniowy, który liczy 4 godziny. Każdy rozpoczęty blok tłumaczeniowy jest liczony jako pełny. Wyjątkiem są tłumaczenia odbywające się poza miejscem zamieszkania tłumacza (pow. 30 km). W tym przypadku rozliczenie następuje w oparciu o blok 8-godzinny niezależnie od czasu trwania tłumaczenia.

§ 3
Zlecenie, termin i sposób wykonania usługi

1. W odpowiedzi na zapytanie Zamawiającego Wykonawca przygotuje szacunkową wycenę realizacji Usługi. Wraz z Wyceną każdorazowo przekazywane są szczegółowe Warunki wykonywania usług.
2. Zawarcie umowy na wykonanie Usługi następuje w momencie przekazania do Wykonawcy pisemnej akceptacji otrzymanej Wyceny (Zlecenie) oraz wszelkich materiałów stanowiących przedmiot realizacji Usługi (w tym materiałów do tłumaczenia, opracowania graficznego, nagrania itp.).
3. Forma Zlecenia (formalny druk, forma mailowa, inne szczegółowe warunki itp.) jest zależna od ustaleń poczynionych z Zamawiającym, w tym zapisów indywidualnych umów.
4. W przypadku usług z zakresu tłumaczeń pisemnych, usług graficznych i filmowych Zlecenie powinno zostać złożone w dzień roboczy do godziny 17.30. W przypadku usług tłumaczeń ustnych oraz realizacji technicznych dostarczenie Zlecenia powinno nastąpić nie później niż na 3 dni robocze przed planowanym terminem realizacji usługi.
5. W przypadku późniejszego dostarczenia materiału do tłumaczenia
   i/lub Zlecenia za dzień złożenia Zlecenia uważa się następny dzień roboczy.
6. W przypadku niewywiązania się przez Zamawiającego z postanowień § 3 ust. 1 co do terminu dostarczenia Zlecenia Wykonawca określi nowy termin ew. przygotuje nową Wycenę realizacji Usługi.
7. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przyjęte Zlecenie przy zachowaniu najwyższej staranności.
8. Zlecenie uważa się za zrealizowane przez Wykonawcę, jeśli wykona/dostarczy on usługę w terminie i w sposób uzgodniony w Zleceniu.
9. Zamawiający zobowiązuje się odebrać wykonaną Usługę oraz zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie w terminie i w sposób, które zostały uzgodnione przez Strony.
10. Potwierdzeniem odbioru wykonanej Usługi (w odniesieniu do tłumaczeń pisemnych, usług graficznych lub filmowych, a także w przypadku wynajmu sprzętu konferencyjnego bądź eventowego), równoznacznym z potwierdzeniem jego wykonania, jest:
    • odebranie Usługi osobiście;
    • dokument nadania przesyłki – w przypadku dostarczania Usługi pocztą lub pocztą kurierską;
    • potwierdzenie nadania wiadomości (data i godzina) – w przypadku dostarczania Usługi za pomocą środków komunikacji elektronicznej
    • potwierdzenie otrzymania wiadomości potwierdzającej odbiór/akceptację usługi od Zamawiającego w przypadku Usługi tłumaczenia ustnego i/lub usługi konferencyjnej
    • wypełniony przez Zamawiającego protokół odbioru w przypadku, gdy jest to wymagane zapisami umowy

§ 4
Wycena i płatność za zrealizowaną Usługę

1. Wynagrodzenie za zrealizowanie Zlecenia ustalane jest przez Wykonawcę na podstawie Wyceny zaakceptowanej przez Zlecającego. Wycena ma charakter szacunkowy i może się różnić od ceny końcowej (np. gdy liczba stron tekstu źródłowego jest różna od liczby stron tłumaczenia, czas tłumaczenia ustnego i/lub samej konferencji/eventu ulega wydłużeniu, zmieniona zastaje konfiguracja sprzętowa itp.).
2. Złożenie Zlecenia jest równoznaczne z akceptacją przez Zamawiającego otrzymanej Wyceny.
3. Wszelkie zmiany warunków Zlecenia należy zgłaszać do Wykonawcy w formie pisemnej. Rozszerzenie zakresu Zlecenia ma wpływ na ostateczny koszt realizacji usługi.
4. Zlecenie skierowane do Wykonawcy na 48 godzin lub krócej przed terminem rozpoczęcia realizacji usługi wiąże się ze zwiększeniem kosztów o minimum 30%. Ewentualne skrócenie czasu pracy tłumaczy i/lub niepełne wykorzystanie podczas usługi zamówionego sprzętu nie ma wpływu na koszt usługi.
5. Płatności są realizowane przelewem, kartą lub gotówką w biurze Wykonawcy bądź za pośrednictwem indywidualnego linku przesyłanego na adres mailowy. Rozliczenie transakcji kartą debetową/kredytową dokonywane poprzez link jest realizowane za pośrednictwem PAYPRO S.A.; płatność kartą w biurze Wykonawcy jest realizowana za pośrednictwem firmy ELAVON.

§ 5
Zakres odpowiedzialności

1. Wykonawca, na bazie swojej zawodowej wiedzy i doświadczenia, dołoży wszelkich starań, aby świadczona usługa została wykonana na najwyższym poziomie – zarówno pod względem merytorycznym, jak i terminowym.
2. Zlecenie uznaje się za wykonane nienależycie, jeśli:
   1. nie zostało wykonane na stosownym poziomie merytorycznym,
   2. nie zostało dostarczone lub nie było gotowe do przekazania w uzgodnionym terminie.
3. Zamawiający jest zobowiązany zgłosić Wykonawcy na piśmie fakt wystąpienia wad w wykonanej Usłudze niezwłocznie po ich stwierdzeniu, ale nie później niż w terminie 30 dni od dostarczenia tłumaczenia pisemnego lub 3 dni od daty wykonania usługi konferencyjnej i/lub tłumaczenia ustnego.
4. W przypadku wykazania przez Zamawiającego, że wykonana Usługa obciążona jest jedną z wymienionych w ust. 2 wad, Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego ich usunięcia w terminie ustalonym z Zamawiającym.
5. Jeżeli wad określonych w ust. 2.1 nie można usunąć, Zamawiającemu przysługuje prawo żądania kary umownej w wysokości 10% wynagrodzenia ustalonego za realizację danego Zlecenia.
6. Gdyby wady miały charakter istotny, co zostanie stwierdzone w toku postępowania reklamacyjnego, Zamawiającemu przysługuje prawo żądania rabatu cenowego w wysokości od 50% do 100% wynagrodzenia ustalonego za realizację danego Zlecenia
7. W wypadku zwłoki w wykonaniu Zlecenia (ust. 2.2), Zamawiający uprawniony jest do obciążenia Wykonawcy karą umowną w wysokości 1% wynagrodzenia ustalonego za realizację danego Zlecenia za każdy dzień roboczy zwłoki, nie wyższą jednak niż równowartość 25% wartości wynagrodzenia ustalonego za realizację danego Zlecenia.
8. Odpowiedzialność Wykonawcy za jakiekolwiek szkody związane ze Zleceniem jest ograniczona maksymalnie do wysokości wynagrodzenia należnego za wykonanie tego Zlecenia, chyba że indywidualna umowa stanowi inaczej.
9. Zamawiający rozumie i akceptuje fakt, że Zlecenia realizowane w trybie ekspresowym mogą być wykonywane przez grupę tłumaczy, redaktorów i korektorów, co może mieć wpływ na jednolitość terminologii.
10. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za dobór terminologii zastosowanej w danym tłumaczeniu, jeśli Zamawiający na etapie zlecania usługi nie przekaże Wykonawcy glosariusza terminów preferowanych, a w tłumaczeniu zostanie wykorzystana poprawna terminologia słownikowa.
11.  Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za jakość tłumaczeń ustnych, jeśli Zamawiający w wyznaczonym terminie nie dostarczy materiałów pomocniczych dla tłumaczy (w tym glosariusza słownictwa preferowanego przez Zamawiającego).
12. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za straty oraz koszty bezpośrednie i pośrednie spowodowane wykorzystaniem przetłumaczonego materiału w celu innym, niż podany w Zleceniu, np.  straty wynikające z przekazania do publikacji tekstu, który nie przeszedł dodatkowej weryfikacji, redakcji i edycji końcowej.
13. Wykonawca nie odpowiada również za rozbieżności treści lub błędy wynikające z tekstu oryginalnego dostarczonego przez Zamawiającego.
14. Strony nie ponoszą wobec siebie odpowiedzialności z tytułu nienależytego wykonania lub niewykonania swych zobowiązań w wypadku, gdy spowodowane to zostało wystąpieniem okoliczności o charakterze siły wyższej. Za zdarzenia o charakterze siły wyższej, w rozumieniu niniejszego Regulaminu, uważa się: strajki, blokady, awarię systemów komputerowych, zaniki energii elektrycznej, zamachy terrorystyczne, wystąpienie epidemii lub chorób zakaźnych w stopniu wpływającym na utrudnienia w prawidłowym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa Strony dotkniętej skutkami siły wyższej. Strona dotknięta skutkami zdarzeń o charakterze siły wyższej winna niezwłocznie zawiadomić drugą Stronę o ich wystąpieniu i przewidywanym terminie ustąpienia tych utrudnień.
15. Zgodnie z Art. 38. Dz.U. 2014 r. poz. 827 ze zm. Prawo odstąpienia od umowy zawartej poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość nie przysługuje konsumentowi w odniesieniu do umów: 1) o świadczenie usług, jeżeli przedsiębiorca wykonał w pełni usługę za wyraźną zgodą konsumenta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po spełnieniu świadczenia przez przedsiębiorcę utraci prawo odstąpienia od umowy.

§ 6
Spór reklamacyjny

1. W przypadku wystąpienia między Stronami sporu dotyczącego wad w wykonanym Zleceniu, o jakich mowa w § 5 Regulaminu, Strony zobowiązują się niniejszy spór rozwiązać na drodze polubownej.

§ 7
Wyłączność i odpowiedzialność, odstąpienie od umowy

1. Zamawiający zobowiązuje się do ustalania szczegółów dotyczących realizacji danego Zlecenia wyłącznie i bezpośrednio z Wykonawcą.
2. W dobrze pojętym interesie Zamawiającego nie dopuszcza się prowadzenia przez niego jakichkolwiek rozmów i ustaleń dotyczących Zlecenia oraz kontaktowania się w tym celu bezpośrednio z osobami trzecimi, a w zwłaszcza z tłumaczem realizującym usługę na rzecz Wykonawcy.
3. Jeżeli Zamawiający naruszy zakaz określony w ust. 1, zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz Wykonawcy kary umownej w wysokości 50% wynagrodzenia ustalonego za realizację danego Zlecenia.
4. Zamawiający ma prawo do odstąpienia od realizacji Zlecenia, co jednak wiąże się z koniecznością zrekompensowania Wykonawcy poniesionych kosztów i utraconych korzyści w następującej wysokości:
   1. W przypadku gdy Zlecenie obejmowało realizację tłumaczeń ustnych, migowych bądź szeroko rozumiane usługi konferencyjne:
      • do 5 dni przed dniem realizacji usługi – 75% kwoty ustalonej wartości realizacji na podstawie Zlecenia i Wyceny
      • do 3 dni przed dniem realizacji usługi – 100% kwoty ustalonej wartości realizacji na podstawie Zlecenia i Wyceny
   2. W przypadku gdy Zlecenie obejmowało realizację tłumaczeń pisemnych, usług graficznych bądź filmowych – Zamawiający jest zobowiązany do zapłaty za wykonaną już część pracy wg ceny uzgodnionej przy zlecaniu usługi. W przypadku gdy Wykonawca nie rozpoczął jeszcze realizacji tłumaczenia pisemnego, ale poniósł koszt związany z opracowaniem pliku nieedytowalnego (dostosowanie go do potrzeb tłumaczenia i odwzorowania szaty graficznej oryginału), Zamawiający jest zobowiązany do pokrycia kosztów tego opracowania.
      Jednocześnie Zamawiający otrzymuje wykonaną do momentu odstąpienia od realizacji Zlecenia część usługi.
5. Brak wpłaty odstępnego w pełnej wysokości czyni odstąpienie bezskutecznym.

§ 8
Klauzula poufności

1. Wykonawca posiada Certyfikaty ISO 27001 oraz ISO 27701, co gwarantuje Zamawiającemu pełne bezpieczeństwo przekazywanych informacji i danych osobowych. Na życzenie Zamawiającego możliwe jest przesyłanie korespondencji oraz wszelkich załączników w formie zaszyfrowanej.
2. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności wszystkich informacji udzielanych i udostępnionych mu na potrzeby prawidłowego zrealizowania Zlecenia przez Zamawiającego. Informacje takie mogą być udostępniane wyłącznie pracownikom i podwykonawcom pracującym bezpośrednio nad realizacją danego Zlecenia.
3. Obie strony zobowiązują się do zachowania poufności w zakresie cen i warunków realizacji Zlecenia.

§ 9
Postanowienia końcowe

1. Kwestie nieuregulowane w niniejszym Regulaminie podlegają właściwym postanowieniom Kodeksu cywilnego, przy czym Strony zgodnie postanawiają wyłączyć wszelkie inne uprawnienia Zamawiającego płynące z niewykonania lub/i nienależytego wykonania Zlecenia poza tymi, które zostały przyznane w niniejszym Regulaminie.
2. Regulamin jest dla Stron wiążący z chwilą podpisania Zlecenia, a co się z tym wiąże obowiązują również szczegółowe Warunki wykonywania usług dołączone każdorazowo do Wyceny.
3. Postanowienia Regulaminu mogą być zmieniane pomiędzy Stronami wyłącznie
   z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.
4. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 01.04.2023 r.